Der Begriff „Regulatory Monitoring“ ist eng mit der Legal Compliance verknüpft. Es geht darum, gesetzliche Änderungen und regulatorische Neuerungen laufend zu beobachten und die richtigen Schritte im Unternehmen einzuleiten. Während viele Ansätze am Markt einen engen Fokus auf ESG- und HSE-Themen haben, umfasst ein systematisches Monitoring alle unternehmensrelevanten Rechtsnormen. Das Ziel ist die Steuerungswirkung: Rechtliche Neuerungen werden in konkrete, revisionssichere Handlungspflichten überführt.
Ein systematisches Vorgehen ist essenziell, um operative Haftungsrisiken zu minimieren. In vielen Unternehmen laufen diese Prozesse aber noch manuell ab: Gesetzes-Updates werden einzeln gesichtet und in statischen Listen gepflegt. Manuelle Prozesse stoßen bei hoher Regelungsdichte schnell an ihre Grenzen („Excel-Falle“). Ohne systematische Filterung relevanter Informationen entsteht im regulatorischen Grundrauschen ein Blindflug, der die operative Rechtssicherheit beeinträchtigt.
Echtes Regulatory Monitoring entfaltet seine Wirkung erst durch die nahtlose Integration in die operativen Prozesse. Die Informationen müssen direkt in ein digitales Rechtsregister fließen, um folgende Ziele zu erreichen:
Regulatory Monitoring ist somit kein bloßes „News-Abo“, sondern das zentrale Steuerungsinstrument für operative Rechtssicherheit.
Bei Codara finden wir das Thema so spannend, weil so viele Prozesse rund um statische Rechtsänderungsdienste noch immer manuell ablaufen. Eine Kundin - Unternehmensjuristin in der Energiebranche - beschrieb diesen Zustand so: „Durch die Informationsflut war ein zeitgerechtes Erkennen der Auswirkungen nicht immer möglich.“
Doch was genau steckt hinter Regulatory Monitoring und warum ist es für Unternehmen so entscheidend?
Beim Regulatory Monitoring werden gesetzliche Änderungen und neue regulatorische Vorgaben laufend beobachtet, ihre Relevanz für das Unternehmen eingeschätzt und die notwendigen Maßnahmen intern umgesetzt. Für stark regulierte Branchen und große Unternehmen ist dies ein unverzichtbarer Bestandteil der Compliance-Arbeit. Auch in EMAS-zertifizierten Unternehmen müssen die ISOs eingehalten werden.
Laut Compliance Manager Deutschland sollten Unternehmen beim Regulatory Monitoring folgende Punkte beachten:
Schnelle Information: Das Unternehmen muss zeitnah über regulatorische Änderungen informiert werden.
Umfassende Überwachung: Sämtliche relevanten Normen werden kontinuierlich überwacht.
Änderungsanalyse: Das System sollte nicht nur den Wortlaut geplanter Normen bereitstellen, sondern auch Informationen zum jeweiligen Gesetzgebungs- oder Beschlussverfahren, zu ersetzenden Normen und einen Vergleich der bisherigen und geplanten Formulierungen ermöglichen.
Auswirkungsanalyse: Zentrale Frage: Welche Folgen hat die Normänderung für Prozesse, Produkte, Mitarbeiter und thematisch verbundene Normen im Unternehmen?
Handhabbares Format: Die Informationen müssen so aufbereitet sein, dass Fachabteilungen und Führungskräfte schnell und gezielt arbeiten können, ohne von der Informationsflut überwältigt zu werden.
Reporting: Das System sollte nachweisbare Berichte für Vorgesetzte, Geschäftspartner oder Aufsichtsbehörden ermöglichen, um Entwicklungen zu dokumentieren, Handlungsbedarf aufzuzeigen oder Handlungsanweisungen zu kommunizieren.
Diese Anforderungen zeigen, wie komplex Regulatory Monitoring in der Praxis ist – und warum moderne, KI-gestützte Systeme einen echten Mehrwert für Unternehmen darstellen.
Quelle: Compliance Manager Das Regulatory Monitoring muss professionalisiert werden
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Viele Unternehmen beauftragen externe Beratungsunternehmen für Legal Compliance, die häufig einen engen Fokus auf Teilbereiche wie ESG oder HSE haben. Hier liegt der Schwerpunkt primär auf der Beratung. Die technologische Unterstützung beschränkt sich meist auf Excel-Tabellen oder einfache Datenbanken, die viertel- bis halbjährlich aktualisiert werden. Mehr dazu hier Vergleich Klassische Lösungen.
Unsere Software Codara Regulatory Monitoring erfasst hingegen alle vom Unternehmen spezifizierten regulatorischen Updates automatisiert, bewertet die Relevanz, gibt KI-gestützte Handlungsempfehlungen, führt die Quellen an und leitet die Änderungen an die verschiedenen Verantwortlichen in den Fachabteilungen weiter. Über ein integriertes Task Management kann ein Legal Compliance Officer oder der Rechtsabteilung, jede Änderung in eine prüfbare Aufgabe zu überleiten. So wird die Nachvollziehbarkeit über Audit-Trails gesichert und das Haftungsrisiko minimiert. Erst diese systemische Verzahnung von Monitoring und Task-Management ermöglicht eine belastbare Rechtssicherheit im gesamten Unternehmen. Durch die übergreifende Erfassung aller Rechtsnormen – über HSE- und ESG-Nischen hinaus – entsteht so eine lückenlose Steuerungswirkung.
Das Ziel ist eine lückenlose Dokumentation aller notwendigen Maßnahmen sowie deren Umsetzung, um die Audit-Readiness jederzeit zu gewährleisten und das Haftungsrisiko der Verantwortlichen durch einen revisionssicheren Nachweis der erfüllten Sorgfaltspflichten zu minimieren.