Was ist Regulatory Monitoring?

Der Begriff „Regulatory Monitoring” ist selbst vielen Jurist:innen nicht geläufig. Dabei ist es ein zentraler Baustein moderner Compliance-Arbeit: Es geht darum, gesetzliche Änderungen und regulatorische Neuerungen laufend zu beobachten und die richtigen Schritte im Unternehmen einzuleiten.

Bei Codara finden wir das Thema besonders spannend, weil so viele Prozesse in diesem Bereich noch immer manuell ablaufen. Gesetzes-Updates werden einzeln durchsucht, Excel-Listen gepflegt und Änderungen mühsam dokumentiert. So passiert es leicht, dass wichtige Anpassungen übersehen oder erst verspätet umgesetzt werden, besonders bei Vorschriften, die nicht täglich im Fokus stehen. Die Unternehmensjuristin bei einem unserer Kunden beschrieb diesen Zustand so: „Durch die Informationsflut war ein zeitgerechtes Erkennen der Auswirkungen nicht immer möglich.“

Genau hier setzen wir mit Codara Regulatory Monitoring an. Unser KI-gestütztes Tool  erfasst Änderungen automatisiert, bewertet ihre Relevanz und bereitet sie so auf, dass alle Mitarbeitenden schnell verstehen, was für sie wichtig ist. Ein Kunde hat uns begeistert berichtet, dass sogar der Auditor begeistert war, wie nachvollziehbar und lückenlos die Überwachung funktioniert.

Genau das macht für uns das Regulatory Monitoring im Legal-Bereich so faszinierend: Prozesse, die bisher viel Zeit gekostet haben, werden effizienter, transparenter und sicherer, ohne dass die Kontrolle verloren geht.

Woraus Regulatory Monitoring besteht

Doch was genau steckt hinter Regulatory Monitoring und warum ist es für Unternehmen so entscheidend?

Beim Regulatory Monitoring im Compliance-Bereich werden gesetzliche Änderungen und neue regulatorische Vorgaben laufend beobachtet, ihre Relevanz für das Unternehmen eingeschätzt und die notwendigen Maßnahmen intern umgesetzt. Für stark regulierte Branchen und große Unternehmen ist dies ein unverzichtbarer Bestandteil der Compliance-Arbeit. Auch in EMAS-zertifizierten Unternehmen müssen die ISOs eingehalten werden.

Ziele des Regulatory Monitorings

• Frühzeitige Erkennung und Bewertung neuer oder geänderter Vorschriften
• Lückenlose Dokumentation von Änderungen und ihren Auswirkungen auf Prozesse und Abläufe
• Automatische Benachrichtigungen und Berichte für die jeweils relevanten Stakeholder

Laut Compliance Manager Deutschland sollten Unternehmen beim Regulatory Monitoring folgende Punkte beachten:

• Schnelle Information: Das Unternehmen muss zeitnah über regulatorische Änderungen informiert werden.

• Umfassende Überwachung: Sämtliche relevanten Normen werden kontinuierlich überwacht.

• Änderungsanalyse: Das System sollte nicht nur den Wortlaut geplanter Normen bereitstellen, sondern auch Informationen zum jeweiligen Gesetzgebungs- oder Beschlussverfahren, zu ersetzenden Normen und einen Vergleich der bisherigen und geplanten Formulierungen ermöglichen.

• Auswirkungsanalyse: Zentrale Frage: Welche Folgen hat die Normänderung für Prozesse, Produkte, Mitarbeiter und thematisch verbundene Normen im Unternehmen?

• Handhabbares Format: Die Informationen müssen so aufbereitet sein, dass Fachabteilungen und Führungskräfte schnell und gezielt arbeiten können, ohne von der Informationsflut überwältigt zu werden.

• Reporting: Das System sollte nachweisbare Berichte für Vorgesetzte, Geschäftspartner oder Aufsichtsbehörden ermöglichen, um Entwicklungen zu dokumentieren, Handlungsbedarf aufzuzeigen oder Handlungsanweisungen zu kommunizieren.

Diese Anforderungen zeigen, wie komplex Regulatory Monitoring in der Praxis ist – und warum moderne, KI-gestützte Systeme einen echten Mehrwert für Unternehmen darstellen.
Quelle: Compliance Manager Das Regulatory Monitoring muss professionalisiert werden

Legal Compliance: Anbieter und Lösungen für Regulatory Monitoring

In vielen Unternehmen werden externe Beratungsunternehmen mit eigenen Lösungen für das Regulatory Monitoring beauftragt. Hier liegt der Fokus eher auf der Beratung, als auf der automatisierten Beobachtung von Gesetzesänderungen. Die verwendeten Tools sind meist Excel-Tabellen oder einfache Datenbanken, die halbjährlich aktualisiert werden. Mehr dazu hier Vergleich Klassische Lösungen.

Andere Tools erfassen regulatorische Updates manuell oder teilautomatisiert (z. B. über Feeds), unterstützen mit Workflow-Funktionen die Bewertung und Umsetzung, vergeben Verantwortlichkeiten und sichern die Nachvollziehbarkeit über Audit-Trails.

Codara Regulatory Monitoring setzt auf Vollautomatisierung und zusätzlich auf KI-gestützte Analysen. Das Tool liefert konkrete Handlungsempfehlungen in Echtzeit und ist dadurch besonders für Unternehmen in dynamischen Märkten geeignet.

Anforderungen an leistungsfähige Systeme

• Automatisierte Erfassung relevanter Regulierungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Analyse der Änderungen und ihrer Auswirkungen auf einzelne Unternehmensbereiche
• revisionssichere Dokumentation sowie gezielte Information zuständiger Abteilungen.
• Reporting- und Exportfunktionen als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.