Onboarding bei Codara Regulatory Monitoring: Ablauf, Dauer, Beteiligte

Wer als Rechts- oder Compliance-Abteilung Codara Regulatory Monitoring einführt, hat vor dem Start meist drei Fragen: Wie viel Zeit kostet uns das, wer muss dabei sein, und wann arbeiten wir damit produktiv? Dieser Beitrag beschreibt das Onboarding, wie es bei unseren Enterprise-Kunden abläuft.

Das Onboarding beginnt mit einem Workshop, der zwei bis drei Stunden dauert und keine Vorbereitung erfordert. Im Workshop sind alle Interessenten des Unternehmens willkommen, mindestens jedoch jene Personen, die im Prozess hauptverantwortlich agieren sollen. Nach dem Workshop liefert der Kunde den notwendigen Kontext zu jenen Fachbereichen, die im System angelegt werden sollen. Anschließend startet eine dreimonatige Testphase im produktiven Betrieb.

Der Onboarding-Workshop: zwei bis drei Stunden, keine Vorbereitung

Der Workshop ist der einzige Termin, den die Rechts- oder Compliance-Abteilung für die Einführung einplanen muss. Er dauert zwei bis drei Stunden und findet bei Enterprise-Kunden vor Ort statt. Vorbereitung ist keine nötig, die Abteilung muss lediglich abklären, wer aus dem Unternehmen teilnimmt.

Inhaltlich hat der Workshop drei Teile. Zuerst wird für alle Teilnehmenden gezeigt, was Codara Regulatory Monitoring kann und wie die Lösung arbeitet. Das ist notwendig, weil meist nur die Rechtsabteilung die Live-Demo gesehen hat, Vertreter:innen anderer Fachbereiche aber nicht.

Dann wird besprochen, wie der Prozess im Unternehmen künftig laufen soll: Wer bekommt eine bewertete Rechtsänderung, wer entscheidet über die Umsetzung, wo wird dokumentiert. Zuletzt wird vorbereitet, wie das Unternehmen im System abgebildet wird. Das ist der Teil, über den am längsten gesprochen wird.

Im Schnitt nimmt eine verantwortliche Person pro Fachbereich teil, der zum Start im Dashboard hinterlegt werden soll. Wer das ist, wird meist schon vor dem Workshop geklärt, in einem der Demo-Termine oder in den Abschlussgesprächen. Der größte Workshop bisher fand bei einem Unternehmen mit rund 2.700 Mitarbeitenden statt. An dem haben zehn bis zwölf Personen teilgenommen.

Bei dieser Zahl bleibt es auch bei größeren Unternehmen, weil im Onboarding nicht alle Fachbereiche gleichzeitig starten müssen. Die Testphase ist dafür gedacht, den Zuschnitt zu prüfen: Welche Fachbereiche, Rechtsgebiete und Abteilungen sollen tatsächlich im System liegen? Weitere Bereiche kommen dann dazu, wenn die ersten laufen.

Die Frage, die jeder Workshop am längsten diskutiert

Die Struktur. Bevor eine Rechtsänderung bewertet werden kann, muss feststehen, wonach das Unternehmen im System gegliedert ist. In der Praxis haben sich vier Varianten herausgebildet, wobei auch eine Kombination möglich ist:

Eine Standardantwort gibt es nicht. Ein Organigramm kann, aber muss nicht der richtige Ansatz sein, um die ideale Abbildung des Unternehmens im System zu erlangen. Deshalb bleibt die Strukturfrage oft bis in die Testphase offen und wird anschließend gemeinsam nachjustiert.

Ein zweites Thema kommt in fast jedem Workshop auf: Die Frage, wer für die Fachbereiche verantwortlich sein soll, wird meist ausführlich diskutiert. Diese Diskussion ist der eigentliche Zweck des Workshops: Am Ende steht für jeden Fachbereich fest, wer die bewerteten Rechtsänderungen bekommt und über die Umsetzung entscheidet.

Legal-Compliance-Check starten →

Nach dem Workshop: Unternehmens- und Fachbereichsbeschreibungen

Was dann noch notwendig ist: der Kontext. Die Software-Lösung von Codara bewertet die Relevanz einer Rechtsänderung anhand einer Unternehmensbeschreibung und je einer Beschreibung pro Fachbereich. Diese Dokumente liefern den Kontext zu Fragen wie: Was ist das Kerngeschäft, was sind Nebengeschäftsfelder, wo liegen Standorte und Produktionsstätten?

Beides wird im Workshop vorbereitet und danach vom Unternehmen geschärft. Codara stellt Vorlagen für alle benötigten Angaben und mehrere Detailstufen zur Verfügung, sodass man mit groben Beschreibungen starten und später verfeinern kann. Der Zeitaufwand liegt bei einigen wenigen Stunden, wenn die Arbeit auf die Fachbereiche verteilt wird – bleibt sie bei einer Person hängen, dauert es entsprechend länger.

Dieser Aufwand wird vor dem Start oft überschätzt, wie die Erfahrung aus dem Onboarding zeigt:

Laut Holy ist weniger die Menge der Angaben entscheidend als ihre Verteilung: Jeder Fachbereich beschreibt sich am besten selbst, die Rechtsabteilung kann hier unterstützen, falls gewünscht oder notwendig.

Wie stark diese Beschreibungen die Ergebnisse steuern, zeigt ein Fall aus der Praxis: Ein Kunde bewertete ein bestimmtes Thema intern bisher immer als hochrelevant. Unser System stufte es initial in einigen Fällen niedriger ein, weil es für das Unternehmen wirtschaftlich kaum ins Gewicht fiel. Der Kunde wollte jedoch sein gewohntes Bewertungsschema beibehalten. Die Lösung lag folglich in der Anpassung des Kontexts, also der Unternehmensbeschreibung. Nachdem die gewünschte Bewertungslogik darin ergänzt wurde, entsprach sie den individuellen Kriterien des Kunden. Diese Anpassung ist im Self-Service möglich. Die meisten Enterprise-Kunden machen sie gemeinsam mit dem Customer Success Team von Codara.

Die ersten drei Monate: produktiver Testbetrieb

Bei Enterprise-Kunden startet Codara Regulatory Monitoring mit einer dreimonatigen Testphase im produktiven Betrieb. Erst danach wird die Jahreslizenz abgeschlossen. In dieser Zeit laufen die Rechtsänderungen bereits vorgefiltert und nach Relevanz bewertet in das System, werden den Fachbereichen zugeordnet und über das Task Management mit Zuständigkeit und Nachweis abgearbeitet.

Nach der Testphase: Woran wir sehen, dass es läuft

An drei Dingen sehen wir, dass das Rechtsmonitoring gut läuft.

Erstens gibt es eine klare Rollenverteilung: eine bis drei Personen, die das Thema als Admins im Unternehmen strukturieren und darauf achten, dass die Fachbereiche engagiert mitarbeiten. Des Weiteren setzt es voraus, dass die Fachbereichsverantwortlichen den eigenen Fachbereich pflegen und organisieren: vom Kontext bis zur Handlungsanweisung.

Zweitens werden die Unternehmensbeschreibung sowie die Abteilungsbeschreibungen laufend gepflegt und aktualisiert, wenn sich im Unternehmen etwas ändert oder die Relevanz-Bewertungen nicht passen.

Drittens werden die Reports tatsächlich gelesen.

Die Rolle der Rechts- oder Compliance-Abteilung ist die Erstsichtung der Rechtsänderungen. Dadurch behält sie stets den Überblick darüber, ob die Fachbereiche ihre Aufgaben erledigen und ob die Beschreibungen noch stimmen.

Fazit

Das Onboarding von Codara Regulatory Monitoring ist für die Rechts- oder Compliance-Abteilung überschaubar: ein Workshop, einige Stunden für Beschreibungen, drei Monate Testbetrieb. Der Aufwand liegt weniger in der Zeit als in zwei Entscheidungen, die nur das Unternehmen treffen kann: nach welcher Struktur es sich abbildet und wer welchen Bereich verantwortet. Sind diese beiden Fragen beantwortet, ist der Rest Routine.