Datenschutzerklärung

1 Allgemeine Informationen/Grundlagen

1.1 Verantwortliche Person

Codara Group GmbH
Stubenring 24/13
1010 Wien, Österreich
E-Mail: datenschutz@codara.com
Tel.: +43 660 4160644

Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da dies gesetzlich nicht notwendig ist.

1.2 Anwendungsbereich der Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2021). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.

1.3 Allgemeine Informationen zur Datenverwendung

Wir werden die uns zur Verfügung gestellten Daten nicht für andere Zwecke als die durch Vertrag oder durch deine Einwilligung oder sonst durch eine Bestimmung im Einklang mit der DSGVO und dem TKG gedeckten Zwecken verarbeiten. Ausgenommen hiervon ist die Nutzung für statistische Zwecke, sofern die zur Verfügung gestellten Daten anonymisiert wurden.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, bestimmte Informationen nicht bereitzustellen. Dies könnte jedoch bestimmte Dienste, die wir Ihnen unter codara.com bieten, beeinflussen oder in gewissen Fällen unzugänglich machen.

Soweit wir uns auf Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berufen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, und wenn wir auf berechtigte Interessen zurückgreifen, haben Sie (allenfalls) das Recht, gegen unsere Verarbeitung Widerspruch einzulegen (siehe dazu auch Punkt 9.). Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung und den Widerspruch gegen die Verarbeitung wird die Rechtmäßigkeit bis dahin erfolgter Verarbeitungstätigkeiten jedoch nicht berührt.

1.4 Allgemeine Informationen zur Aufbewahrungsdauer

Sofern im Zusammenhang mit den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten nicht anders angegeben, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies erforderlich ist, um die angeforderten (Dienst-)Leistungen bereitzustellen oder wie dies für andere wesentliche Zwecke erforderlich ist, etwa um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, um Geschäfts- und Finanzunterlagen zu führen, um Streitigkeiten beizulegen, zur Abwehr allfälliger Haftungsansprüche, um die Sicherheit aufrechtzuerhalten, um Missbrauch festzustellen und/oder zu verhindern. Konkrete Informationen finden sich unter den Punkten 2 bis 7.

Eine Speicherung über das Ende der Geschäftsbeziehung hinaus kann zum Beispiel erforderlich sein, um gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nachzukommen. Insbesondere müssen die Vertragsdaten (einschließlich der Unterlagen und Belege über Leistungen und Lieferungen) für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren (gemäß § 212 UGB und §§ 132, 132a BAO) von uns aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Daten bzw. Unterlagen beziehen bzw. in dem der Beleg ausgestellt wurde, zu laufen.

2 Logfile-Datenverarbeitung

2.1 Erfasste Daten und Zweck der Datenverarbeitung

2.1.1 Matomo

InnoCraft Limited, Kontaktmöglichkeit für in der EU oder EEA: ePrivacy Holding GmbH, Burchardstraße 14, 20095 Hamburg, Deutschland, www.eprivacy.eu/en/legal

Link zu deren Datenschutzerklärungen: https://matomo.org/privacy-policy/

Datenschutzbeauftragter: Prof. Dr. Christoph Bauer, Burchardstraße 14, 20095 Hamburg, Deutschland

Wir verwenden Matomo um Server-Log-Files zu erheben und zu speichern. Hierbei werden Cookies verwendet. Zu den Daten die wir erheben, zählen das Browserverhalten, die Internet-Protokoll Adresse (IP-Adresse), die Art des verwendeten Browsers, Spracheinstellungen, die Referrer-URL (=die zuvor besuchte Website) sowie weitere ähnliche technische Informationen.

Diese Informationen helfen uns dabei, das Nutzungsmuster (also welche Inhalte, Seiten und Funktionen verwendet werden) zu verstehen, Probleme zu identifizieren und zu beheben und unsere Inhalte gegebenenfalls anzupassen oder zu verbessern.

Die IP Adresse sind durch IP Masking anonymisiert und die Cookies werden für eine Maximaldauer von 12 Monaten gespeichert, wodurch wir umfassend rückblickende Analysen durchführen können.

Sie können die Speicherung von Cookies über die Browsereinstellungen verhindern; technisch notwendige Cookies können dabei nicht deaktiviert werden. Mit der Nutzung der Website stimmen Sie dem Einsatz von Cookies gemäß DSGVO und § 96 TKG zu.

2.1.2 Hubspot

HubSpot Inc, 1 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, +353 1 518 7500

Link zu deren Datenschutzerklärung: https://legal.hubspot.com/de/terms-of-service

Wir verwenden Hubspot um Kontaktdaten unserer Kunden und Interessenten zu verwalten, für die Gestaltung unserer Website Codara.com sowie für den Versand unseres Newsletters und die Bereitstellung der Formulare „Demo anfordern“ bzw. „Newsletter bestellen“ . Dafür werden die Daten eingesetzt, die von unseren Kunden und Interessenten eingegeben werden bzw. von uns im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erhoben wurden wie Name, E-Mail Adresse, Unternehmensname, Firmensitz und Telefonnummer.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gemäß diesem Artikel ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

3. Newsletter-Abonnement

Unser Newsletter versorgt Sie in losen Abständen mit Updates und Neuigkeiten rund um unsere Tools und unsere Webseite. Um diesen Service nutzen zu können, ist es notwendig, bestimmte Daten von Ihnen zu erfassen.

Für den Erhalt unseres Newsletters ist die Angabe Ihres Vornamens und Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Darüber hinaus können Sie Ihren Nachnamen angeben.

Diese Daten dienen als Kontaktmöglichkeit, um Sie über Aktualisierungen und Neuerungen zu informieren. Ihre Daten werden speziell und ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet. Soweit Sie uns Ihre Daten ausschließlich im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter mitgeteilt haben, werden diese zu keinem anderen Zweck verwendet oder an Dritte weitergeleitet, es sei denn, ein gesetzlicher Grund zwingt uns dazu.

Mit Ihrer Anmeldung für den Newsletter erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihre Daten gemäß diesen Datenschutzbestimmungen verarbeiten. Unsere Datenverarbeitung beruht in diesen Fällen auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO.

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist.

Sie können sich jederzeit von unserem Newsletter abmelden, entweder mit einem in jedem Newsletter enthaltenen Abmeldelink oder mit einer E-Mail an datenschutz@codara.com mit dem Hinweis, welche E-Mail-Adresse(n) aus dem Verteiler entfernt werden soll.

4. Demo anfordern

Sie haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, mittels der Demo Anforderung ein persönliches Gespräch anzufordern, in dem wir unsere Produkte vorstellen. Um diesen Service nutzen zu können, ist es notwendig, bestimmte Daten von Ihnen zu erfassen.

Für die Anforderung einer Demo ist die Angabe Ihres Vornamens, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihres Produktinteresses und der Name des Unternehmens erforderlich. Darüber hinaus können Sie zusätzlich Ihren Nachnamen und eine Telefonnummer angeben, jedoch ist das nicht verpflichtend. Diese Daten dienen ausschließlich zur Kontaktaufnahme, um einen Termin auszumachen indem wir Sie über unsere Produkte informieren können.

Mit der Nutzung der Demo Anforderung erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihre Daten gemäß diesen Datenschutzbestimmungen verarbeiten. Unsere Datenverarbeitung beruht in diesen Fällen auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO.

Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie Sie die Demo Anforderungs-Funktion nutzen.

5. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit nach Bedarf zu aktualisieren. Sämtliche Änderungen werden wir auf dieser Seite, mit dem Datum der neuesten Fassung, veröffentlicht. Bitte überprüfen Sie regelmäßig diese Seite, um sich über etwaige Änderungen zu informieren.

6. Ihre Rechte

Gemäß DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Recht auf Bestätigung (Art 15 DSGVO)
Recht auf Auskunft (Art 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO)
Recht auf Information (Art 13 und 14 DSGVO)
Recht auf Unterrichtung (Mitteilungspflicht gem Art 19 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art 7 Abs 3 DSGVO)
Beschwerderecht an die Datenschutzbehörde (Art 77 DSGVO)
Die zuständige Behörde in Österreich ist die österreichische Datenschutzbehörde, in der Barichgasse 40-42, 1030 Wien.

Der Widerruf einer erteilten Einwilligung berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Ihre Rechte auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten sowie auf Einschränkung und/oder Löschung dieser Daten können eventuell eingeschränkt sein, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten/zu speichern, oder falls wir zwingende Gründe dafür haben, Ihrer Aufforderung nicht nachzukommen.

Um die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, können/werden wir eventuell von Ihnen verlangen, uns einen Nachweis zu Ihrer Identität vorzulegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können betroffene Personen durch E-Mail oder persönliche Kontaktaufnahme sowie durch eine Mitteilung per Post uns kontaktieren. Unsere Kontaktdaten befinden sich am Anfang dieser Datenschutzerklärung unter dem Punkt 1.1.

Zusätzliches gilt für unsere Kunden

7 Codara Software-Produkte

Für die Nutzung der Software-Produkte von Codara kommen folgende Bestimmungen zusätzlich zur Anwendung:

7.1 Erfasste Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Bei der Anmeldung werden folgende Daten von Ihnen benötigt:

Vorlage für Unternehmen: umfassendes Unternehmensprofil unter anderem Firmenname, Rechtsform, Branche, Kerngeschäfte, Zielmärkte, Unternehmensstruktur, Standorte, Abteilungen, wirtschaftliche Kennzahlen, relevanten Rechtsbereiche, Geschäftsrisiken und -chancen etc.

Diese Informationen ermöglichen es uns, einen persönlichen und direkten Kontakt aufzunehmen.

Mit der Kenntnisnahme dieses Abschnitts unserer Datenschutzerklärung erklären Sie sich bereit, automatisierte E-Mails zu Produktaktualisierungen und neuen Dienstleistungen von uns zu erhalten. Diese Mitteilungen werden an die von Ihnen zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse gesendet.

Ihre Daten werden für die Dauer des Bezugs des Produkts gespeichert.

Mit Ihrer Anmeldung erklären Sie sich einverstanden, dass wir deine E-Mail-Adresse gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeiten. Unsere Datenverarbeitung beruht in diesen Fällen auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a DSGVO.

Sie haben das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem Sie eine E-Mail an datenschutz@codara.com schicken, mit dem Hinweis, welche E-Mail-Adresse aus dem Verteiler entfernt werden soll.

8 Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter durch die Codara Software-Produkte

8.1 Erfasste Daten und Zweck der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Auswertung des öffentlich zugänglichen RIS und Findok werden in der Codara- Software zusätzlich die in den im RIS und Findok vorhandenen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet. Dies umfasst insbesondere Vor- und Nachnamen sowie alle weiteren personenbezogenen Daten in diesen Dokumenten, soweit diese nicht anonymisiert worden sind.

8.2 Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter durch die Codara-Software-Produkte besteht in der Bereitstellung der von uns angebotenen Tools.

9 Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir arbeiten mit den untenstehenden Drittanbietern, Dienstleistern und Lieferanten zusammen, die uns bei der Durchführung unserer Services unterstützen. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten mit diesen Parteien zu teilen, um unsere Dienstleistungen effektiv zu betreiben, bereitzustellen, zu verbessern und zu schützen.

Dabei setzen wir Drittanbieter für verschiedene Aufgaben ein, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Server-Hosting, Zahlungsabwicklung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Kundendienst, Kommunikationsdienste, Buchhaltungsservices und Datenanalyse.

Die Auswahl dieser Drittanbieter erfolgt unter strenger Berücksichtigung ihrer Datenschutzpraktiken und Compliance-Standards. Diese Anbieter sind vertraglich verpflichtet, alle erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln und sie nur für die Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen zu verwenden. Sie dürfen diese Daten nicht für andere Zwecke verwenden, es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Zustimmung deinerseits vor oder es wird in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich anders angegeben.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Wir ergreifen daher alle notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass unsere Drittanbieter entsprechende Datenschutz- und Sicherheitsstandards einhalten, die mit unseren eigenen Richtlinien sowie geltenden Datenschutzgesetzen übereinstimmen.

Sollten diese Drittparteien über die in ihrem Vertrag festgelegten Dienstleistungen hinaus tätig werden, stellen wir sicher, dass dies nur im Einklang mit Ihren Datenschutzrechten geschieht und/oder Ihrer ausdrücklichen Zustimmung bedarf.

Manche der unten genannten Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten befinden sich außerhalb der EU oder verarbeiten dort Ihre personenbezogenen Daten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht dem Österreichs. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur in Länder, für welche die EU-Kommission entschieden hat, dass sie über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, oder wir setzen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben, wozu wir Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) abschließen.

9.1 Amazon Web Services (AWS)

Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg
Link zu deren Datenschutzerklärung: https://aws.amazon.com/de/privacy/

AWS wird als zentrale Datenbank inkl. Backend Infrastruktur verwendet.

9.2 Vercel

Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, United States

Unsere Website wird von Vercel Inc gehostet. Die Übermittlung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

EU-Vertreter: Vercel Inc. c/o EDPO, Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Brüssel, Belgien

Link zu deren Datenschutzerklärung: https://vercel.com/legal/privacy-policy

9.3 Google Workspace

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Muttergesellschaft: Google LLC (USA)

Link zu deren Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Wir verwenden Google Workspace für den E-Mail-Verkehr und die zentrale Dokumenten- und Dateiverwaltung bei Codara Group GmbH genutzt.

9.4 Fynk

fynk GmbH, Heinrichsgasse 2/1/8, 1010 Wien, +43 720 145 404

Link zu deren Datenschutzerklärung: https://fynk.com/en/privacy-policy/

Wir verwenden Fynk zur automatisierten Vertragserstellung. Für diesen Zweck werden Vertragsparteien erstellt und gespeichert. Es werden also Name und Adresse, wenn es erforderlich erscheint, gespeichert. Insbesondere ist die Speicherung erforderlich, wenn eine ständige Vertragsbeziehung zwischen den Parteien besteht oder mehr als einmal ein Vertrag mit der Partei abgeschlossen wird.

Zuletzt aktualisiert: Wien, 3. Dezember 2025